Es uno de los puntos que genera más confusión entre quienes presentan por primera vez documentación extranjera ante un organismo español: la apostilla, la legalización consular y la traducción jurada son tres trámites distintos, que cumplen funciones diferentes y, en la mayoría de los casos, son complementarios entre sí.
¿Qué es la apostilla de La Haya?
Es un sello o certificado que emite una autoridad del país de origen del documento (en Estados Unidos, por ejemplo, la Secretaría de Estado de cada estado) y que certifica la autenticidad de la firma, el sello y la capacidad del funcionario que expidió el documento original. Solo es válida entre países firmantes del Convenio de La Haya de 1961.
¿Qué es la legalización consular?
Es el trámite equivalente a la apostilla, pero para documentos procedentes de países que no forman parte del Convenio de La Haya. En estos casos, el documento debe legalizarse en el consulado o la embajada correspondiente antes de su uso en España.
¿Qué hace la traducción jurada?
La traducción jurada certifica que el contenido del documento —ya esté apostillado, legalizado o ninguna de las dos cosas— está fielmente trasladado al español, con la firma y el sello de un traductor-intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. No certifica la autenticidad del documento original; eso es función exclusiva de la apostilla o la legalización.
Apostilla y legalización certifican que el documento original es auténtico; la traducción jurada certifica que su contenido está correctamente trasladado al español. Son trámites distintos y, normalmente, los dos son necesarios.
¿En qué orden se hacen estos trámites?
Como norma general, primero se apostilla o legaliza el documento original, y después se traduce de forma jurada, incluyendo en la traducción el texto de la propia apostilla o legalización. Presentar la traducción antes de apostillar el documento suele obligar a repetir el encargo, ya que el sello de la apostilla también debe quedar reflejado en la traducción.
¿Todos los documentos necesitan apostilla?
No. Depende del tipo de documento y del organismo español ante el que se presente. Algunos trámites aceptan el documento sin apostillar; otros la exigen de forma expresa. Ante la duda, conviene confirmarlo con el organismo de destino antes de iniciar el proceso.
¿Puedes orientarme sobre si mi documento necesita apostilla?
Al enviar el documento se puede valorar, según el tipo de trámite y el país de origen, si es previsible que se exija apostilla o legalización, aunque la confirmación definitiva siempre corresponde al organismo que solicita el documento.
¿Tienes dudas sobre apostilla, legalización o traducción jurada?
Cuenta el trámite y el organismo al que va dirigido el documento, y se resuelve la duda antes de encargar la traducción.